Meetings worden over het algemeen niet altijd meer ervaren als hele productieve tijdsbestedingen. Iemand komt weer te laat, het weekend wordt eerst besproken en je had in de tussentijd heel wat to-do’s kunnen afstrepen. Tijd is geld en een meeting kost ons soms meer dan het opbrengt. Veel grote ondernemers, zoals Elon Musk, nemen geen meetings langer dan vijf minuten.
Ze zeggen het wel eens: goed voorbereiden is het halve werk. Ook bij een meeting kan dit heel veel schelen. Naast de tijd die het scheelt, zorgt dit vaak ook voor een betere uitkomst.
Zo kun je je het beste voorbereiden op een zakelijke meeting
Doe onderzoek: met wie heb je de afspraak?
Tegenwoordig is er geen enkel excuus om niet te weten wie er voor je zit. Ook als de meeting met iemand buiten je bedrijf is. Zowel op persoonlijk als professioneel vlak kun je veel online vinden. We weten inmiddels veel meer over mensen dan op hun professionele visitekaartjes staat.
Het internet staat vol met informatie over vrijwel iedereen. Als het niet op de LinkedIn-pagina staat, kun je het wel op Facebook of Instagram vinden. Zorg dat je weet wat voor personen je voor je hebt. Dit helpt je uiteindelijk begrijpen wat zij belangrijk vinden en ook hierop in te spelen.
Communiceer agendapunten bij het voorbereiden op de meeting
Niet alleen het hebben van agendapunten, maar deze ook duidelijk communiceren, hoort bij de voorbereiding. Op deze manier stel je duidelijk vast wat er wel (en ook zeker niet) besproken moet worden. Deel dit alvast door een mailtje te sturen van tevoren met eventueel een indicatie van de tijd die ze zullen kosten. Zorg dat je deze punten afbakent tot duidelijke onderwerpen.
Als er veel agendapunten zijn die écht besproken moeten worden, zal iedereen ook weten dat er geen koetjes en kalfjes aan bod kunnen komen. Bewaar dat verhaal over je weekendje weg maar voor de lunch. Zo ga je efficiënt om met de tijd van alle betrokkenen.
Deel belangrijke informatie voor de meeting
Als er een belangrijk verslag is waar iedereen even naar moet kijken, is het niet handig als dit nog tijdens de meeting moet gebeuren. Het kost tijd en zo kun je er niet goed op in gaan. Zorg dat het delen van presentaties en andere relevante informatie dus onderdeel is van het voorbereiden.
Zo is iedereen tijdens de meeting goed op de hoogte. Of dan hadden ze dat in ieder geval kunnen zijn.
Stel duidelijke doelen tijdens het voorbereiden van de meeting
De reden dat mensen vaak meetings willen vermijden, is omdat je vaak wegloopt met veel verloren tijd en weinig perspectief. Niet alleen tijdens, maar ook bij het voorbereiden, is het belangrijk dat je doelen stelt. Wat wil je uiteindelijk van de meeting? Zal dit overeen komen met de andere partijen? Dit helpt je uiteindelijk ook efficiënter communiceren.
Zo kun je dus ook vaststellen of het écht een meeting moet zijn of gewoon een mailtje.
