We kennen allemaal van die drukke dagen of zelfs weken dat we het overzicht niet meer hebben. Om weer alles goed op de rit te krijgen maken we een takenlijst, oftewel een to-do list. Je maakt die lijstjes om bij te houden wat je nodig hebt of om te kijken wat je nog moet doen. Voor de een is het snel op een random papiertje iets opschrijven, de ander maakt er een duidelijk plan van. Maar werken deze lijstjes nu echt?
Werken to-do lijstjes echt?
Het maken en uitvoeren van een to-do lijstje klinkt allemaal zo simpel. Je schrijft je taken op en je voert ze uit. Maar er zijn dus een heleboel verschillende soorten to-do lijstjes. Mensen schrijven formele to-do lijstjes, random to-do lijstjes op de achterkant van een servetje of zelfs mentale to-do lijstjes. Het is geen eenvoudige taak om een to-do lijstje te maken. Je zou zelfs op je to-do lijst van morgen moeten zetten dat je dan weer een to-do lijst moet maken.
De verwarring
We denken allemaal dat wanneer we onze taken opschrijven en zo orde creëren we de taken ook daadwerkelijk uit gaan voeren. Zorgvuldigheid en bewustzijn helpen je daarbij om je uitstelgedrag te verminderen. Maar helaas heeft de een deze eigenschappen meer dan de ander. Het kan zelfs zo zijn dat je helemaal overdonderd wordt door alle taken die je moet doen waardoor je het helemaal niet meer doet. Waarschijnlijk ga je er ook constant meer taken bij zetten waardoor je het overzicht al helemaal verliest. Je gaat je dan nog slechter voelen dan voor je het lijstje had gemaakt. Om een to-do lijstje effectief te gebruiken moet het deel worden van de work flow. Je moet er mee leren omgaan en als je merkt dat het niet voor jou is weggelegd moet je er niet mee werken.
Tips en tricks
Het gebruik van to-do lijstjes heeft dus verband met hoe graag je überhaupt georganiseerd en gestructureerd te werk wil gaan. Ze zijn effectief mits je ze gebruikt. De lijstjes kunnen ervoor zorgen dat je duidelijkheid hebt, minder stress ervaart en je beter wordt in plannen. Klinkt dit voor jou ook als muziek in de oren dan helpen deze tips je bij het maken van de perfecte to-do list:
Maak je lijstje concreet
Het is makkelijk om snel op te schrijven dat je aan je project moet beginnen, of dat je die meeting nog moet voorbereiden. Maar wat ga je dan precies doen? Het is een goede reminder maar het is beter als je concreet opschrijft wat je gaat of moet doen. Dus schrijf op dat je contact gaat leggen met die potentiële klant of je zet concreet op papier wie je nog terug moet mailen. Zo creëer je voor jezelf meer overzicht en is er een grotere kans dat je je taken ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.
Wees realistisch
Je kan helaas niet op één dag twintig afspraken inplannen, vijf projecten afronden en al je e-mails beantwoorden. Was het maar zo’n feest. Schrijf je dit ook allemaal op dan wordt je helemaal overprikkeld door alle taken die je in de toekomst nog moet doen. Uiteindelijk is de kans op uitstelgedrag vele malen groter. Schrijf op wat haalbaar is voor die dag en wees praktisch.
Zet bij je taken de tijden erbij
Het is makkelijker gezegd dat gedaan om realistisch te zijn. Om je hierbij te helpen is het handig om tijden bij je taken neer te zetten. Op deze manier kun je goed inschatten of het ook daadwerkelijk haalbaar is. Het is ook belangrijk dat wanneer je de tijden erbij zet je je ook aan die tijden houdt. Doe je dit niet dan schuiven je taken weer een dag op en komt er nooit een einde aan.
Maak een onderscheid in je to-do lijstjes tussen werk en privé
Het is ontzettend verwarrend en distracting als je tussen je werktaken ziet dat je vanavond nog moet stofzuigen of de kinderen in bad moet doen. Het geeft stress die helemaal niet nodig is en die je ook niet kunt gebruiken overdag. Maak dus twee aparte lijstjes. Een voor privé en een voor werk. Op deze manier heb je je volledige focus tijdens het werk.
To-do lijstjes kunnen deze zeker effectief zijn, mits je ze op een goede manier gebruikt. Gebruik je ze verkeerd dan geeft het je alleen maar stress en werk je ook vandaag die to-do list niet af.
