Meetings. Velen hebben er een haat- liefdeverhouding mee. Soms lijken ze eindeloos te duren en je collega’s zijn ook niet altijd even gemotiveerd. Wist je zelfs, dat een werknemers gemiddeld twee uur en 39 minuten verspillen aan het hebben van wekelijkse meetings? Dit moet én kan anders! Deze tips gaan je helpen bij het plannen en runnen van een effectieve meeting.
Zo run je een effectieve meeting
De meeste aandacht van een meeting gaat naar de manier hoe je de informatie presenteert. Maar zonder een goede planning, zal niemand horen wat je zegt. Voor een effectieve meeting zijn een aantal simpele dingen nodig die dit probleem oplossen.
24 uur van tevoren
De key van een effectieve meeting is wanneer je collega’s van tevoren alvast je planning en evenueel ander materiaal kunnen doorlezen. Daarvoor is het handig dit 24 uur van tevoren naar ze toe te sturen. Op die manier kunnen je collega’s het vast doornemen en rustig bedenken of ze alles begrijpen. Begrijpen ze het niet? Dan kunnen ze de vragen opschrijven of vast naar jou doorsturen zodat jij dit nog kunt toevoegen aan je verhaal. Dit versnelt het hele communicatieproces. Voorbereiding is het halve werk!
Vijf minuten van tevoren
Een belangrijke reden achter een onsuccesvolle meeting is wanneer hij van tevoren niet goed gepland of opgestart is. Geef jezelf genoeg tijd om voor te bereiden en alles op te starten. Kom daarom altijd minstens vijf minuten eerder dan de rest. Op deze manier maak je meteen een goede indruk op je collega’s en schrijven ze niet op voorhand al meteen je presentatie af. It’s all about first impressions.
Pen en papier
Neem altijd pen en papier mee. Op deze manier kun je belangrijke vragen en opmerkingen van collega’s opschrijven waar je later nog op terug zou willen komen. Ook voor je collega’s is het handig om pen en papier bij de hand te hebben. Zo kunnen zij ook dingen noteren voor hunzelf of om later aan jou te vragen. Gebruik ook niet je telefoon om je notities in op te schrijven. Dit komt ongeïnteresseerd over en zo loop je ook het risico dat je collega’s hun telefoon erbij pakken om een ‘aantekeing te maken’.
Ideeën uitdagen
Het is belangrijk dat je in plaats van een persoon zelf uitdaagt, juist ingaat op zijn of haar idee. Veel mensen hebben een mening die gebaseerd is op iets. Vaak komt dit vanuit eigen ervaringen of persperctieven en op basis daarvan geloven ze dat iets juist is. Begeleid deze meningen en ideeën zo dat ze aansluiten op die van jou, in plaats van dat je de persoon en hun werkethiek uitdaagt.
Iedereen neemt deel
Het is belangrijk dat je iedereen in de meeting even serieus neemt. Vraag iedereen om hun mening en luister hier ook naar. Niets is zo vervelend wanneer je niet gehoord wordt en je je tijd zit te verspillen tijdens een vergadering. Om er dan ook voor te zorgen dat iedereen meer aandacht voor jouw verhaal heeft, moet jij ook aandacht hebben voor de visie van een ander.
24 uur naderhand
Om ervoor te zorgen dat je collega’s alle informatie uit de meeting beter onthouden, stuur je 24 uur naderhand een samenvatting. Deze bestaat niet alleen uit de belangrijkste punten, maar neem ook de tijdens de meeting gestelde vragen mee. Daarnaast zou het kunnen zijn dat collega’s achteraf nog met een vraag komen. Deze vragen en antwoorden kun je ook meesturen om zo de samenvatting zo compleet mogelijk te maken.
