Hoeveel meetings heb jij per dag? Sommige hebben er structureel meerdere. En laten we eerlijk zijn; krijg jij veel energie van alle meetings die jij hebt? Is het een nuttig overleg geweest waar alle mensen die de meeting hebben bijgewoond iets aan hebben gehad? Niet altijd he. We kennen je struggle.
Ook wij hebben meetings meegemaakt waarvan we ze beter niet hadden hoeven bij te wonen. Meetings waarvan je alleen hebt onthouden welke boodschappen je nog bij de Appie moest halen, of bedenkt wat je die avond wilde eten. Precies. Maar hoe zorg je er nou voor dat meetings leuker en interessanter worden? Waar je met veel energie uit komt? We zochten het voor je uit.
6 Tips om meer uit je meeting te halen
1. Begin de meeting positief
De manier waarop een meeting begint zal de toon zetten voor de rest van de vergadering. Begin je de meeting negatief, met veel gezeur en klachten dan zal dit ook door blijven sudderen. Tip: vraag aan iedereen die aanwezig om in minder dan 30 seconden iets positiefs te vertellen. Dit kan over werk gaan, maar ook een privé aangelegenheid. Noem iets op waar je heel erg naar uit kijkt de aankomende periode, of iets grappigs wat je hebt gehoord. Zomaar wat voorbeelden. Op deze wijze creëer je een losse sfeer gedurende de rest van de meeting, een sfeer waarin iedereen zich op zijn gemak zal voelen. En laten we eerlijk zijn: het is toch ook veel leuker om met de positieve dingen te beginnen dan met moeilijke, ingewikkelde zaken.
2. Onderbreek de meeting zo nu en dan
‘Daar heb je toch helemaal geen tijd voor’ horen we je denken. En toch adviseren we je om de meeting af en toe stil te leggen om de meeting zo effectief mogelijk te houden. Goed voor de flow van de meeting, en misschien nog wel belangrijker: dit houdt het ook gewoon leuk en relaxed. Als basisregel: als een meeting een uur duurt, moet je minimaal vijf minuten pauze inlassen. Minimaal. Even een kop koffie of thee halen, even staan of misschien wel een frisse neus. En buiten dat, sommige mensen moeten ook vaker naar de wc dan andere.
In additie daar op: probeer om het half uur de meeting twee minuten stil te leggen. Strek even de benen of doe een klein spelletje. Alles om even de mindset even te resetten en wat zuurstof in de kamer te krijgen. En je houdt de sfeer goed, wat weer fijn is voor de onderlinge samenwerking.
3. Weg met die vergadertafel
Waar is die tafel eigenlijk voor bedoeld? Goed, je kan er je laptop en kop koffie op zetten, maar hebben we die tafel nou echt wel nodig voor een goed overleg? Je snapt wat we willen zeggen: weg met die tafel. Door de tafel weg te halen kan iedereen vrij bewegen, in plaats van op die ene positie ‘vast’ te zitten: je stoel. Je krijgt mensen ook letterlijk en figuurlijk dichter bij elkaar. Een meeting van 20 personen werkt simpelweg minder sterk als die persoon diagonaal aan de andere kant van de tafel zit ten opzichte van als hij naast je zou staan. Maak een cirkel van stoelen, zonder tafel. En als je iets moet presenteren kun je uiteraard wel gebruik maken van een scherm of beamer, maar houdt het ook daarmee interactief of door je powerpoint om te zetten naar video bijvoorbeeld. Of probeer je Hang bijvoorbeeld ook wat posters op waar je collega’s op kunnen schrijven, ideeën kunnen uitdragen. Simpelweg kunnen meedenken.
4. Opstaan
Opstaan voor iemand, misstaat niemand. Je lichaam is er simpelweg niet voor gemaakt om langere periodes achter elkaar stil te zitten. Hoe meer je stil zit, hoe stijver en vermoeider je lichaam raakt. En geloof me, het kost je ontzettend weinig moeite om even op te staan, tien seconden op- en neer te lopen, even je armen te stretchen. Je kan dit aan het begin van de meeting doen, tijdens een korte pauze of wanneer je het gevoel hebt dat de mensen hun focus aan het verliezen zijn. Probeer dit een keer, en je zult zien dat je collega’s dit zullen waarderen dat je dit moment creëert. Je bent frisser in je hoofd en zal daardoor met creatieve ideeën komen.
5. Las een bewuste stilte in
Een stilte inlassen in een meeting waar vooral gecommuniceerd moet worden. Dat kan toch niet de bedoeling zijn? Toch kan dit wel degelijk effectief zijn. De bedoeling van een meeting is juist dat we het eens worden over plannen, ideeën of oplossingen die gepresenteerd worden. En hier moet over nagedacht worden. Waarom niet een twee minuten stilte sessie inlassen om na te denken over het plan wat zojuist gepresenteerd is. Toch niet zo gek als je bedenkt dat er weinig mensen zijn die kunnen praten en nadenken tegelijkertijd. Wij niet in ieder geval. De eerste paar keren zal het erg vreemd zijn. Meetings zijn immers bedoeld om te praten. Maar na een aantal maal zal je ondervinden dat het een stuk makkelijker wordt en bijdraagt aan een betere meeting.
6. Het resultaat komt niet vanzelf
Slechte vergaderingen kunnen echt killing zijn voor de motivatie van mensen. Je wordt er moe van en je kunt er zelfs stress door ervaren. Slechte meetings leiden ook weer tot slechte beslissingen, onderlinge conflicten en een verminderde motivatie. Wat weer zal leiden tot vermoeidheid en je simpelweg ongelukkig voelen op je werk. Slechte vergaderingen leiden ook tot slechte beslissingen, verminderde motivatie en conflicten.
Het resultaat zal echter niet vanzelf komen. Hier zul je met zijn allen hard aan moeten werken. Een goede meeting valt en staat bij de deelname van alle mensen in de meeting. Van elkaar krijg je immers ook energie. Dat iedereen zijn tijd zo efficiënt mogelijk wil invullen moge duidelijk zijn. Maar door het toevoegen van bovenstaande tools maak je een meeting niet alleen maar efficiënt, maar ook een stuk leuker. Want laten we eerlijk zijn; je ziet je collega’s vaker dan je familie en vrienden!
