Sommige dingen in ’t leven zijn gewoon hoe ze zijn. Een mens heeft behoefte aan vastigheid. Als doodnormale aspecten veranderen dan gaan er alarmbellen rinkelen in de bovenkamer. Als Rinus Michels tijdens het WK van ’74 Johan Cruijff nummer 15 had gegeven, dan waren de rapen gaar. En als een Audi RS6 in één keer met drie cirkels over de A2 vlamt, zijn er liefhebbers die de bestuurder met fakkels achternagaan.
Dat een mens zo snakt naar vastigheid bewijst een onderzoek van HP Nederland. Hieruit blijkt dat Nederlandse ondernemers vaak op een offline’ manier structuur aanbrengen in hun werkdag. Terwijl we meer digitaal werken dan ooit tevoren. Je taken van een to-do lijst afstrepen geeft gewoonweg een euforisch gevoel. Pen en papier versterkt dat gevoel. Dat is gewoon zo en dat blijft gewoon zo.
Onderzoek HP: pen en papier essentieel om productief te zijn
Veel werkenden leven als het ware achter een laptop. Offline behoeften zijn o zo belangrijk, maar komen vaak niet in de persoonlijke Dikke van Dale voor van mensen. Begrijp ons niet verkeerd, een laptop met een 4K IPS-scherm met 8,2 miljoen pixels kan fantastisch zijn om mee te werken, maar er is méér. Veel méér.
Het onderzoek
HP heeft aan 560 Nederlandse zzp’ers en werknemers vragen gesteld over werk. Zowel online als offline. Nou ja, eigenlijk meer die combinatie daarvan en wat de mensen vinden van hun manier van werken. Zo geven 2 op de 5 respondenten aan dat zij op een gemiddelde werkdag te veel tijd achter een computer werken. Logisch, want bijna álles vindt ook digitaal plaats. Een grappig detail, dat de mensheid typeert, is dat 50% van de respondenten structuur aanbrengt met de vertrouwde combinatie van pen en papier. Pen en papier worden voornamelijk gebruikt voor het maken van notities, het opstellen van checklists en actielijsten.
We leven in rare tijden. Cliché, maar ongekend waar. De hele situatie waarin we alweer ruim een jaar leven heeft bijzonder veel invloed op onze werkdagen. De cijfers spreken voor zich, want ondanks dat 81% van de Nederlandse ZZP’ers en kleine bedrijven aangeeft gestructureerd te werken, geeft 35% van de ondervraagden aan dat ze sinds COVID-19 minder productief zijn dan voorheen. Onder de ZZP’ers is dit zelfs 45%.
Belangrijke elementen voor structuur
In de topdrie van elementen die bijdragen aan gestructureerd werken staan volgens het onderzoek: middelen die helpen met het plannen van werkzaamheden, het stellen van prioriteiten en vaste werktijden. Dit klinkt allemaal alsof het klopt als een bus. En dat is ook zo… Prioriteiten stellen is gewoon keihard nodig, want je kan jouw tijd maar één keer opmaken. In 10 minuten kun je heel veel doen, maar elke 10 minuten die je hebt verspild krijg je niet meer terug. Dat is een aanknopingspunt voor de andere belangrijke elementen: middelen die helpen met het plannen van werkzaamheden en vaste werktijden. Het plannen van werkzaamheden is nodig, want dan weet je waar je aan toe bent. Net zoals met vaste werktijden: jouw werk-privé balans is waarschijnlijk nog nooit zo slecht geweest als nu met thuiswerken. Dit is een belangrijk aspect om rekening mee te houden.
HP gaat jou daarbij helpen. Het merk heeft een platform gelanceerd genaamd ‘HP Printables’. Hier vind je veel beschikbare templates, adviezen en tools. Het platform biedt printbare templates voor bijvoorbeeld kalenders, weekschema’s, strategische plannen, facturen en oefeningen om het meeste uit een merk te halen.
Expert aan het woord
Een groot deel van het platform is in elkaar gezet door experts. Focusexpert Mark Tigchelaar weet als geen ander de fijne kneepjes van structuur aanbrengen: “Productiviteit staat als ondernemer bijna gelijk aan succes, want als je productief bent lever je output. Het is een middel om je bedrijf te laten groeien. Per dag worden we meer dan 200 keer gestoord. Dat is tijdens de huidige pandemie alleen maar toegenomen. Hoe meer je offline doet, hoe minder versnippert je werkt. Een tip die ik wil meegeven is het legen van je hoofd. Mensen hebben de neiging om alles in hun hoofd te doen, zoals het onthouden van een takenlijst. Hierdoor heb je geen controle over het remindersysteem in je hoofd en word je op de meest onhandige momenten afgeleid. Schrijf deze taken dus op, zodat je je hoofd leegmaakt.”
To-do-lijsten zijn enorm van belang, vooral als je het op de goede manier doet. “To-do-lijsten zijn vaak te lang. Hierdoor streep je vaak de meest simpele taken als eerste af, om een goed gevoel te krijgen. Het effect is dat de zaken die er wel toe doen blijven liggen. Het is belangrijk om dit om te draaien en te beginnen met je belangrijkste taken.”
Om de tips van Tigchelaar om te toveren naar actie, heeft HP op het platform een speciale to-do-list template gemaakt. Deze templates worden beschikbaar gesteld zodat wij ondernemers onze productiviteit naar een hoger niveau kunnen tillen.
Het platform HP Printables vind je hier. Dit wordt jouw nieuwe favo plek tijdens een werkdag. Het gaat je leven écht beter maken. Daar zijn we van zeker van.
